Workflow Management Software: Prozesse digital steuern
Unternehmensprozesse gibt es viele - auch in Ihrem Unternehmen kennen Sie sicher viele Abläufe, die per Mail, Papier oder mündlich vorangetrieben werden. Nicht alle diese Vorgänge laufen schlecht - bestimmt funktioniert es am Ende und meistens gibt es ein Ergebnis.
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Trotzdem besteht oft der Wunsch nach mehr Transparenz, schlankeren Prozessen und nachvollziehbaren Abläufen.
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Mit unserem i-TASK steuern Sie Software basiert Ihre Prozesse transparent, schnell, digital und sicher. Unser gemeinsames Ziel ist es, dass Sie je nach Thema immer wissen, wo sich Ihr Prozess befindet und keine relevanten Daten mehr verloren gehen.
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Unser i-TASK in der Kurzvorstellung:
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standardisierte Workflows bereits in der Basis vorhanden (Bsp.: Urlaubsanträge, Bewerber- und Beschwerdemanagement )​
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browserbasiert, so dass Vorgänge losgelöst vom Standort und vom Endgerät bearbeitet werden können
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Individualisierung auf Ihr Unternehmen möglich
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Daten können aus nahezu allen Ihren Softwarelösungen geholt und geschrieben werden - unsere Lösungen LifePlus, Varial und Diamant sind bereits integrierbar
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Installation bei uns im Rechenzentrum oder bei Ihnen vor Ort
Beispiel: Workflow Urlaubsanträge
Prozesse sind vielfältig. Zwar laufen bestimmte Vorgänge wie z.B. Urlaubsanträge in jedem Unternehmen ähnlich ab, aber die Details unterscheiden sich teilweise enorm.
Gibt es in vielen Unternehmen vielleicht nur einen Genehmiger eines Antrags, so wollen aber teilweise auch weitere Vorgesetzte informiert werden oder der genehmigte Urlaubsantrag soll automatisch als Fehlzeit in eine Personalsoftware gemeldet werden.
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Der Absender eines Antrags (Bsp.: Urlaubs- oder Dienstfahrtenantrag) möchte sehen können, wo sein Antrag derzeit liegt oder bei wem er nachhaken kann. Und er erwartet eine Rückmeldung über das Ergebnis seines Antrags.
Beispiel: Workflow Bewerbermanagement
Sie haben viele Bewerber und bedingt durch Ihre dezentrale Strukturierung sollen mehrere verantwortliche Mitarbeiter Bewerbungen schnell und zielgerichtet zur Prüfung bekommen und sollen Ihr Feedback geben?
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Aus vielerlei Gründen (auch dem Datenschutz) sollen aber Bewerbungsunterlagen nicht per Mail verteilt werden und womöglich in den persönlichen Ablagen der Mitarbeiter verbleiben?
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Mit i-TASK steuern Sie diese Bewerbungen zielgerichtet an die gewünschten Stellen und haben jederzeit die Transparenz über den Vorgang. Außerdem können Sie festlegen, wie lange Mitarbeiter zur Erledigung für die Aufgaben Zeit bekommen und wann eine automatische Erinnerung an den internen Versender erfolgen soll.
Beispiel: Workflow Reisekostenabrechnung einreichen
Über ein digitales Reisekostenabrechnungsformular kann ein Mitarbeiter seine Reisekosten inklusive der zugehörigen Belege einreichen.
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Nach Prüfung der Inhalte und einer erteilten Freigabe können die Werte an das entsprechende Lohnabrechnungsprogramm (bei uns VARIAL) übergeben werden, so dass die Kosten über die nächste Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstattet werden können.
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Alternativ besteht die Möglichkeit, die Werte an die Finanzbuchhaltung als "Eingangsrechnung" zu übermitteln und in einen nächsten Zahllauf zu steuern.
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Die Belege und Daten verbleiben in Ihrem Unternehmen. Sie sparen Papier und die Daten werden nicht per Mail offen durchs Internet geleitet.
Beispiel: Workflow Beschwerde- und Reklamationsmanagement
Kein Unternehmen wünscht sich Beschwerden der Kunden. Leider kommt es trotzdem immer wieder vor, dass sie eingehen und bearbeitet werden müssen.
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Mit i-TASK steuern Sie die Beschwerde, die per Mail oder Brief eingegangen ist, systematisch in die zuständige Abteilung und können dabei verfolgen, welchen Status sie hat und bei welchem Sachbearbeiter sie in Bearbeitung ist.
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Besonders der zeitliche Faktor wird berücksichtigt. Fristen für Aufgaben sind Standard und können auch ad hoc verkürzt werden, sofern der Vorgang eine besondere Brisanz hat.
Beispiel: Workflow Bestellanforderung
Mitarbeiter benötigen neues Material, neue Büroausstattung oder benötigen für einen anstehenden Termin ein Poolfahrzeug.
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Solche Anforderungen bzw. Anfragen steuern Sie ebenfalls mit i-TASK. Formulare können auf die jeweiligen Bestell- oder Anfragetypen angepasst werden, so dass für jede Art von Bestellung ein passendes Formular vorliegt.
Ebenso können Bilder und Dokumente hochgeladen werden, um die Anforderung zu untermauern.
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Am Ende der genehmigten Bestellung kann bei Bedarf eine Übergabe der Bestellung an ein ERP System stehen.
Die Vorteile von i-TASK:
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Reduzierte Vorgangskosten im Unternehmen
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Automatisierung sorgt für geringe Fehlerquote
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Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar (Transparenz)
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Hohe Sicherheit durch Rechtesystem
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Revisionssichere Archivierung von Belegen des Workflows optional möglich
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Flexibler orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle Vorgänge
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Intelligente Schnittstellen (z.B. externes ERP-System, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Personalwesen, Outlook...) steigern die Effizienz
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