Die Mauer der Ideen

Der i-SOFT
Eingangsrechnungsworkflow

Digitale Rechnungen bieten viele Vorteile: Sie sind ortsunabhängig verfügbar, im besten Fall vor Datenverlusten geschützt und sparen neben viel Platz auch wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeitenden ein.

Wir haben daher eine Lösung entwickelt, die Ihre Eingangsrechnungen digitalisiert und mit der Finanzbuchhaltung, dem Dokumentenmanagement sowie Ihrem genutzten ERP-System verknüpft. Die Anforderungen des Finanzamtes, besonders die revisionssichere Archivierung, werden dabei natürlich eingehalten.

Unser Workflow  ist, wie fast alle unserer Lösungen, individuell anpassbar. Eingehende Rechnungen werden automatisch durch Ihr Unternehmen geleitet, von den zuständigen Instanzen überprüft und anschließend verbucht. Die Belege werden automatisch und revisionssicher in Ihrem Dokumentenmanagementsystem abgelegt und auch Ihr ERP-System erhält die relevanten Daten. Der Workflow ist webbasiert und lässt sich individuell nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen anpassen. So können wir ein Maximum an Flexibilität ermöglichen.

Das in der Abbildung aufgezeigte Dokumentenmanagementsystem und das von Ihnen genutzte ERP-System haben natürlich gemeinsame Schnittstellen. Alle Komponenten des Workflows kommunizieren miteinander. Verlorene Dokumente und langes Suchen gehören der Vergangenheit an. Lange Bearbeitungs- und Liegezeiten sowie dadurch versäumte Skontofristen gehören der Vergangenheit an.

Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf eine digitale und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung .

Papierrechnungen
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Digitale Rechnungen via Email
Individuell anpassbarer und webbasierter Eingangsrechnungsworkflow
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Prozess
Prozess
Prozess
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Aktivität

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Ergebnis

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Aktivität

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Ergebnis

Verknüpfung

Verknüpfung

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Finanzbuchhaltung

Verknüpfung

ERP-System

Im Unterschied zur händischen, papierbasierten Eingangsrechnungsverarbeitung, werden bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung wichtige Informationen direkt beim Import der Rechnungen im Volltext (OCR-Erkennung) mittels moderner Erkennungssoftware erkannt. Die Liegezeit eingehender Rechnungen wird dadurch reduziert.

Der Ablauf der Prozesse bleibt trotz Automatisierung für alle berechtigten Prozessbeteiligten nachvollziehbar: Jeder Bearbeitungsschritt, wie eine Freigabe oder eine Rückfrage, wird digital protokolliert. Rückfragen können so schnell und einfach geklärt werden.

Kontierung und Freigabe der eingegangenen Rechnungen erfolgen auf Basis zugewiesener Rechte direkt im Rahmen des Workflows.

Die Buchung der Rechnungen erfolgt nach Freigabe in der Finanzbuchhaltung. Der Beleg ist danach direkt mit der Rechnung in der Buchhaltung verknüpft und steht so auch später im Archivsystem d´velop documents zur Verfügung.

Immer mehr Rechnungen erfordern das digitale Verarbeiten entsprechend vorgegebener Standards, wie z.B. ZUGFeRD und GoBD. Unser System kann solche Rechnungen problemlos auslesen und verarbeiten.

Erfassung
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Die Vorteile einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung:
  • Reduzierte Vorgangskosten im Unternehmen

  • Automatisierung sorgt für geringe Fehlerquote

  • Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar

  • Gesetzliche Vorgaben nach ZUGFeRD und GoBD werden automatisch eingehalten

  • Hohe Sicherheit durch Rechtesystem

  • Revisionssichere Archivierung

  • Felxibler orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle Rechnungen

  • Intelligente Schnittstellen (z.B. Dokumentenmanagementsystem, ERP-System, Finanzbuchhaltung) steigern die Effizienz

d.velop Dashboard
d.velop Erfassung Historie

Ihr Ansprechpartner

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