2027 im Blick: Digitale Personalakte und E-Rechnung – jetzt die Weichen stellen

Mit dem Jahr 2027 stehen für Unternehmen wichtige Veränderungen bei der Digitalisierung kaufmännischer und personalwirtschaftlicher Prozesse an. Zwei Themen sollten dabei besonders im Blick behalten werden: die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen und die zunehmenden Anforderungen rund um die E-Rechnung.

Wer Varial einsetzt, kann sich bereits heute auf diese Veränderungen vorbereiten und gleichzeitig die Gelegenheit nutzen, bislang manuelle Prozesse weiter zu digitalisieren.

Digitale Personalakte: Neue Anforderungen ab 1. Januar 2027

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung und Aufbewahrung sozialversicherungsrelevanter Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verpflichtend. Die bisher bestehende Möglichkeit einer Befreiung von der elektronischen Führung entfällt.

Betroffen sind beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Nachweise zur Elterneigenschaft, Arbeitszeitnachweise oder bestimmte Bescheinigungen und Anträge.

Mit dem Varial-Zusatzmodul „Digitale Personalakte“ und der Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können diese Unterlagen strukturiert, sicher und nachvollziehbar digital abgelegt werden. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen entstehen weitere Vorteile: weniger Papier, schnellere Auskunftsfähigkeit, ortsunabhängiger Zugriff und einheitlichere Personalprozesse.

E-Rechnung: Prozesse nicht nur erfüllen, sondern automatisieren

Auch bei der E-Rechnung steigen die Anforderungen. Ab 2027 greifen weitere gesetzliche Verpflichtungen. Für Unternehmen ist dies ein guter Anlass, nicht nur das vorgeschriebene Rechnungsformat zu betrachten, sondern den gesamten Rechnungseingangsprozess zu überprüfen.

Varial e-Invoice verarbeitet elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format und bindet diese direkt an die Varial Finanzbuchführung sowie an DMS-Systeme an. Dadurch kann ein durchgängiger Prozess von der Rechnungserfassung über Prüfung und Buchung bis zur Archivierung entstehen.

Besonders interessant ist die Lösung für Rechnungen ohne Bestellbezug (Non-PO). Statt Rechnungsdaten manuell zu erfassen, können diese automatisiert verarbeitet und validiert werden. Die direkte Integration in die Varial Finanzbuchführung vermeidet dabei zusätzliche Middleware und Medienbrüche.

Unser Tipp: Nicht bis Ende 2026 mit der digitalen Personalakte und der E-Rechnung warten

Beide Themen zeigen: 2027 klingt noch weit entfernt – die notwendigen Vorbereitungen sollten aber bereits 2026 beginnen.

Insbesondere sollte frühzeitig geprüft werden,

• welche heutigen Prozesse bereits die zukünftigen Anforderungen erfüllen,

• wo noch papierbasierte oder manuelle Abläufe bestehen,

• welche Varial-Module bereits vorhanden sind bzw. ergänzt werden müssen und

• wie vorhandene Dokumentenmanagementsysteme eingebunden werden können.

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i-SOFT unterstützt Sie gerne bei dieser Prüfung und bei der Umsetzung mit Varial.

Sprechen Sie uns an – gemeinsam klären wir, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen relevant sind und welche Schritte bis 2027 sinnvoll sind.

Die beiden ausführlichen Informationen haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt: