1. KJHSRG und inklusive Kinder- und Jugendhilfe: Was Träger bei Prozessen und Software jetzt beachten sollten

Die inklusive Weiterentwicklung der Kinder- und Jugendhilfe nimmt weiter Gestalt an.

Mit dem Ersten Kinder- und Jugendhilfestrukturreformgesetz (1. KJHSRG) soll die Kinder- und Jugendhilfe strukturell weiterentwickelt und die Zusammenführung von Leistungen für junge Menschen mit und ohne Behinderungen vorangebracht werden.

Für Träger stellt sich damit nicht nur die Frage, welche rechtlichen Veränderungen letztlich beschlossen werden. Mindestens ebenso wichtig ist die praktische Frage:

Sind die eigenen Prozesse und IT-Systeme darauf vorbereitet, wenn Jugendhilfe und Eingliederungshilfe künftig noch enger zusammenwachsen?

Denn neue Zuständigkeiten allein beseitigen noch keine Medienbrüche, Mehrfacherfassungen oder voneinander getrennten Datenbestände.

Wo steht das 1. KJHSRG?

Mit dem Kinder- und Jugendstärkungsgesetz wurde bereits 2021 die inklusive Weiterentwicklung des SGB VIII auf den Weg gebracht. Ein wesentliches Ziel ist, die bisher auf unterschiedliche Leistungssysteme verteilten Hilfen für junge Menschen mit und ohne Behinderungen stärker zusammenzuführen.

2026 wurde dieser Prozess mit dem 1. KJHSRG weitergeführt. Der Referentenentwurf datiert vom 23. März 2026. Inzwischen befindet sich das Vorhaben im weiteren Gesetzgebungsverfahren.

Für Träger ist dabei wichtig: Die konkrete Ausgestaltung kann sich im parlamentarischen Verfahren noch verändern.

Unabhängig von einzelnen Regelungen ist die grundsätzliche Entwicklungsrichtung jedoch für die Digitalisierung interessant: Schnittstellen zwischen Jugendhilfe und Eingliederungshilfe sollen reduziert und Hilfen stärker aus der Perspektive der jungen Menschen organisiert werden.

Gerade Träger, die bereits heute sowohl Leistungen der Jugendhilfe als auch der Eingliederungshilfe anbieten, sollten deshalb ihre Prozesse und ihre Systemlandschaft überprüfen.

Wenn Hilfen zusammenwachsen, dürfen Daten nicht getrennt bleiben

Ein junger Mensch wird nicht zu einem anderen Menschen, nur weil sich eine Zuständigkeit, ein Kostenträger oder eine Leistungsart verändert.

In der IT sieht die Realität jedoch häufig anders aus.

Unterschiedliche Leistungsbereiche werden in verschiedenen Programmen verwaltet. Stammdaten werden mehrfach geführt. Dokumentationen befinden sich in getrennten Systemen. Informationen aus Hilfe- oder Teilhabeplanungen müssen manuell übertragen werden.

Das führt zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand – und birgt gleichzeitig die Gefahr, dass Informationen nicht dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden.

Eine moderne Jugendhilfe Software beziehungsweise Sozialsoftware sollte deshalb nicht ausschließlich einzelne Verwaltungsaufgaben digitalisieren.

Sie sollte den gesamten Prozess betrachten.

1. Eine gemeinsame digitale Klientenakte als Grundlage

Im Mittelpunkt sollte eine zentrale digitale Klientenakte stehen.

Stammdaten, Ansprechpartner, Kostenträger, Kontakte, Dokumente und weitere relevante Informationen sollten nicht für jeden Leistungsbereich erneut angelegt werden müssen.

Gerade bei Trägern mit Angeboten aus Jugendhilfe und Eingliederungshilfe entsteht dadurch ein wesentlicher Vorteil:

Die organisatorische Zuordnung eines Menschen kann sich verändern – seine grundlegenden Informationen bleiben jedoch erhalten.

Gleichzeitig muss über ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept sichergestellt werden, dass Mitarbeitende ausschließlich auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Eine gemeinsame Datenbasis bedeutet nicht automatisch einen uneingeschränkten Zugriff auf alle Daten.

Datenschutz und durchgängige Prozesse müssen gemeinsam gedacht werden.

2. Hilfeplanung und Teilhabeplanung miteinander denken

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Planung von Hilfen und Unterstützungsleistungen.

Ziele, Maßnahmen und Unterstützungsbedarfe bilden die fachliche Grundlage der täglichen Arbeit. Sie sollten deshalb nicht isoliert von der späteren Dokumentation betrachtet werden.

Eine durchgängige digitale Lösung ermöglicht beispielsweise, dass:

• vereinbarte Ziele strukturiert hinterlegt werden,

• Maßnahmen diesen Zielen zugeordnet werden,

• Mitarbeitende im Alltag zielbezogen dokumentieren können,

• Entwicklungen über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar werden und

• vorhandene Informationen später für Berichte genutzt werden können.

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Damit entsteht eine Verbindung zwischen Planung, Durchführung, Dokumentation und Auswertung.

Gerade im Zuge einer inklusiveren Kinder- und Jugendhilfe wird die Flexibilität solcher Strukturen wichtiger. Software sollte unterschiedliche fachliche Verfahren unterstützen können, ohne für jeden Bereich eine vollständig getrennte Datenwelt aufzubauen.

3. Dokumentation darf kein Selbstzweck sein

Dokumentation gehört zum Alltag sozialer Einrichtungen – gleichzeitig bindet sie wertvolle Fachkraftzeit.

Umso wichtiger ist es, Informationen möglichst dort zu erfassen, wo sie entstehen, und anschließend mehrfach nutzen zu können.

Ein Beispiel:

Eine Fachkraft dokumentiert eine erbrachte Unterstützung und ordnet den Eintrag einem vereinbarten Ziel zu.

Diese Information sollte später nicht erneut manuell erfasst werden müssen, wenn ein Entwicklungs- oder Hilfebericht erstellt wird.

Digitale Dokumentation kann so zu einem Bestandteil eines durchgängigen Informationsprozesses werden:

Ziel → Maßnahme → Durchführung → Verlaufsdokumentation → Auswertung → Bericht

Mobile Anwendungen können zusätzlich ermöglichen, Informationen unmittelbar im Arbeitsalltag zu erfassen.

Perspektivisch bietet auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz interessante Möglichkeiten – etwa beim Strukturieren vorhandener Dokumentationen oder bei der Vorbereitung von Berichten.

Dabei muss jedoch immer gelten: KI kann Fachkräfte unterstützen, die fachliche Bewertung und Verantwortung verbleiben beim Menschen.

4. Kostenzusagen mit den tatsächlichen Leistungen verbinden

Neben der fachlichen Dokumentation darf die wirtschaftliche Perspektive nicht vergessen werden.

Welche Leistung wurde bewilligt?

Für welchen Zeitraum?

In welchem Umfang?

Welches Budget steht zur Verfügung?

Welche Leistungen wurden bereits erbracht?

Diese Informationen sollten nicht erst bei der Rechnungsstellung zusammengeführt werden.

Eine digitale Kostenzusage kann die Verbindung zwischen bewilligter und tatsächlich erbrachter Leistung herstellen.

Das schafft Transparenz für Fachbereiche und Verwaltung und ermöglicht frühzeitig zu erkennen, wenn beispielsweise ein bewilligtes Stunden- oder Leistungsbudget nahezu ausgeschöpft ist.

5. Leistungserfassung möglichst dort, wo die Leistung entsteht

Gerade bei ambulanten und personenbezogenen Leistungen stellt sich häufig die Frage, wie erbrachte Leistungen möglichst einfach und gleichzeitig abrechnungsfähig dokumentiert werden können.

Eine konsequente SGB-VIII-Digitalisierung sollte deshalb vermeiden, dass Fachkräfte dieselbe Tätigkeit mehrfach erfassen müssen:

einmal für die fachliche Dokumentation,

einmal für die Leistungsstatistik

und möglicherweise ein weiteres Mal für die Abrechnung.

Wo es fachlich und abrechnungstechnisch möglich ist, sollten diese Prozesse miteinander verbunden werden.

Dadurch entsteht eine durchgängige Prozesskette von der fachlichen Leistung bis zur Verwaltung.

6. Abrechnung ist das Ergebnis des Prozesses – nicht ein separater Prozess

Am Ende vieler Leistungen steht die Abrechnung gegenüber dem zuständigen Kostenträger.

In historisch gewachsenen IT-Landschaften beginnt hier häufig ein neuer Prozess: Daten werden exportiert, Excel-Listen erstellt oder Informationen manuell aus verschiedenen Anwendungen zusammengetragen.

Eine integrierte Sozialsoftware verfolgt einen anderen Ansatz.

Wenn Kostenzusage, Leistungsart, Leistungserfassung und Klient bereits miteinander verbunden sind, können diese Informationen unmittelbar für die Fakturierung genutzt werden.

Das reduziert nicht nur Verwaltungsaufwand.

Es verbessert auch die Nachvollziehbarkeit:

Welche Leistung wurde wann, für wen und auf Grundlage welcher Kostenzusage abgerechnet?

Gerade bei komplexeren Trägerstrukturen kann diese Transparenz erheblich zur Prozesssicherheit beitragen.

Was bedeutet das für die Auswahl einer Sozialsoftware?

Die Diskussion um das 1. KJHSRG zeigt aus unserer Sicht sehr deutlich, warum soziale Einrichtungen ihre Software nicht ausschließlich anhand heutiger Einzelanforderungen auswählen sollten.

Fachliche und gesetzliche Rahmenbedingungen verändern sich.

Eine langfristig tragfähige Softwarearchitektur muss deshalb flexibel genug sein, unterschiedliche Leistungsbereiche, Einrichtungen, Kostenträger und fachliche Verfahren abzubilden.

Bei LIFEPLUS verfolgen wir diesen Ansatz bereits heute.

Die Plattform unterstützt unterschiedliche Bereiche des Sozialwesens – darunter Jugendhilfe und Eingliederungshilfe – auf einer gemeinsamen technologischen Grundlage. Klientenverwaltung, Dokumentation, Planung, Leistungserfassung und Abrechnung können dadurch miteinander verbunden werden.

Dabei geht es nicht darum, unterschiedliche fachliche Anforderungen gleichzumachen.

Eine gute Sozialsoftware muss Unterschiede fachlich abbilden können, ohne unnötige technische Grenzen zwischen ihnen aufzubauen.

Fünf Fragen, die Träger ihrer heutigen Systemlandschaft stellen sollten

Unabhängig davon, wie das 1. KJHSRG im weiteren Gesetzgebungsverfahren konkret ausgestaltet wird, können Träger bereits heute prüfen, wie zukunftsfähig ihre digitale Infrastruktur ist:

1. Werden Klientendaten mehrfach geführt?Müssen Stammdaten beim Wechsel zwischen Einrichtungen, Angeboten oder Leistungsbereichen erneut erfasst werden?

2. Sind Hilfe- und Teilhabeplanung mit der täglichen Dokumentation verbunden?Oder existieren Ziele, Maßnahmen und Verlaufsdokumentation unabhängig voneinander?

3. Können einmal erfasste Informationen weiterverwendet werden?Beispielsweise für Entwicklungsberichte, Statistiken, Leistungserfassung oder Abrechnung?

4. Sind fachliche und kaufmännische Prozesse miteinander verbunden?Ist transparent, welche Kostenzusage welcher erbrachten und abgerechneten Leistung zugrunde liegt?

5. Kann die eingesetzte Software Veränderungen abbilden?

Oder führt jede neue Leistungsart, Zuständigkeit oder gesetzliche Anforderung zu einer weiteren Insellösung?

Wer bei mehreren dieser Fragen Optimierungsbedarf erkennt, sollte die anstehenden Veränderungen nicht nur als gesetzgeberische Herausforderung betrachten.

Sie können auch Anlass sein, die eigene Digitalisierung strategisch weiterzuentwickeln.

Fazit: Inklusive Kinder- und Jugendhilfe braucht durchgängige digitale Prozesse

Die inklusive Weiterentwicklung der Kinder- und Jugendhilfe verfolgt das Ziel, bestehende Grenzen zwischen Hilfesystemen zu reduzieren.

Für die Digitalisierung sollte derselbe Anspruch gelten.

Wenn fachliche Prozesse enger zusammenwachsen, sollten Informationen nicht weiterhin an technischen Systemgrenzen enden.

Eine gemeinsame Datenbasis, flexible Fachverfahren und die Verbindung von Klientenakte, Hilfe- und Teilhabeplanung, Dokumentation, Kostenzusage, Leistungserfassung und Abrechnung können dazu beitragen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Fachkräfte zu entlasten.

Die entscheidende Frage für Träger lautet deshalb nicht nur:

Welche gesetzlichen Veränderungen kommen auf uns zu?

Sondern auch:

Ist unsere heutige Softwarelandschaft flexibel genug, um diese Veränderungen mitzugehen?

Mit LIFEPLUS unterstützt i-SOFT Träger der Jugendhilfe und Eingliederungshilfe bei der Digitalisierung ihrer fachlichen und administrativen Prozesse.

Sie möchten prüfen, wie sich Ihre heutigen Prozesse mit LIFEPLUS durchgängiger abbilden lassen? Sprechen Sie uns an.