Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschreibt den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang bis hin zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung inklusive Ablage durchlaufen.
Direkt beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen werden die Eingangsrechnungen gescannt oder aus dem digitalen Posteingang abgeholt, per digitalem Workflow durch das Unternehmen geleitet und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Rechnungen werden außerdem automatisch digital archiviert.
Die digitale Rechnungsprüfung funktioniert für digital eingehende Rechnungen (z.B. via PDF-Datei) genauso bequem, wie für eingescannte Papierbelege.
Im Unterschied zur händischen, papierbasierten Eingangsrechnungsverarbeitung, werden bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung wichtige Informationen direkt beim Import der Rechnungen im Volltext (OCR-Erkennung) mittels moderner Erkennungssoftware erkannt. Die Liegezeit eingehender Rechnungen wird dadurch reduziert.
Der Ablauf der Prozesse bleibt trotz Automatisierung für alle berechtigten Prozessbeteiligten nachvollziehbar: Jeder Bearbeitungsschritt, wie eine Freigabe oder eine Rückfrage, wird digital protokolliert. Rückfragen können so schnell und einfach geklärt werden.
Kontierung und Freigabe der eingegangenen Rechnungen erfolgen auf Basis zugewiesener Rechte direkt im Rahmen des Workflows. Die Buchung der Rechnungen erfolgt nach Freigabe in der Finanzbuchhaltung. Der Beleg ist danach direkt mit der Rechnung in der Buchhaltung verknüpft und steht so auch später im Archivsystem d´velop documents zur Verfügung. Immer mehr Rechnungen erfordern das digitale Verarbeiten entsprechend vorgegebener Standards, wie z.B. ZUGFeRD. Unser System kann solche Rechnungen problemlos auslesen und verarbeiten.
Durch eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung können lange Bearbeitungs- und Liegezeiten und dadurch versäumte Skontofristen ganz einfach vermieden werden.
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