Nov. 2024
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend.
Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.
i-SOFT bietet dafür verschiedene Lösungsansätze, damit Sie als Kunde dieser Anforderung gerecht werden. Je nach eingesetztem Produkt DIAF / d.3 DMS / VARIAL Finanzbuchhaltung ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten.
- DIAF 3G: Ab Release 6 steht das neue, integrierte E-Rechnungsmodul zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und Verarbeitung von Eingangsrechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung. Optional besteht die Möglichkeit der Anbindung des d.3 DMS oder der Finanzbuchhaltung
- d.3 DMS: Ein Zusatzmodul kann eingehende E-Rechnung auslesen und optional die Daten Folgesystemen, z.B. der FiBu zur Verfügung stellen.
- VARIAL: Ein Zusatzmodul kann eingehende E-Rechnung auslesen und als Buchungsvorschlag im VARIAL verarbeiten.
Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne zu der für Sie passenden Lösung.
Da wir aus zahlreichen Rückfragen wissen, dass zu dem Thema unterschiedlichste Informationen kursieren, haben wir für Sie die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung zusammengefasst:
Was wird sich ändern?
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung.
Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.
Wichtig: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Übersicht - Übergangsfristen (Versand) der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich im Idealfall vorab auf einen Übermittlungsweg einigen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise …
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der Versand per E-Mail,
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die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
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der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
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oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte demnach zunächst ein E-Mail-Postfach durchaus ausreichen.
Hinweis: Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt die Gefahr von Cyberattacken. E-Rechnungsdaten sollten daher vor dem
Import auf mögliche Schadsoftware geprüft werden.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die “neue” E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Wichtig: Die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der i-SOFT Software-Vertriebsgesellschaft mbH sind ein Service für ihre Kunden. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.
