Software für Kitas und Kita-Träger
Kita-Software für Verwaltung, Dokumentation, Belegungsplanung und Abrechnung
LIFE PLUS von i-SOFT ist eine spezialisierte Software für Kindertagesstätten, Kindergärten, Krippen, Horte und Kita-Träger.
Die Software unterstützt zentrale Prozesse im Kita-Alltag und in der Verwaltung – von der digitalen Kinderakte und Anwesenheitserfassung über Belegungsplanung und Entwicklungsdokumentation bis zur Abrechnung und Anbindung externer KITA-Apps.
Dabei verbindet LIFE PLUS administrative und pädagogische Prozesse innerhalb einer gemeinsamen Datenbasis. Informationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden und stehen – entsprechend der jeweiligen Berechtigungen – dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.
Kinderakte
Stammdaten, Angehörige, Dokumente, Gesundheitsinformationen und weitere Angaben
Belegungsplanung
Gruppenbelegungen, Wartelisten sowie zukünftige Aufnahmen und Austritte im Blick behalten.
Dokumentation
Entwicklungsverläufe, Elterngespräche, Ziele und Maßnahmen individuell dokumentieren.
Abrechnung
Betreuungsleistungen, Zusatzleistungen und komplexe Zahlerkonstellationen flexibel abrechnen.
LIFE PLUS für Kitas und Kita-Träger
LIFE PLUS eignet sich sowohl für einzelne Kindertagesstätten als auch für größere Träger mit zahlreichen Einrichtungen und komplexen Organisationsstrukturen.
Über das flexible Organigramm können beispielsweise Träger, Regionen, Einrichtungen, Bereiche und Gruppen strukturiert abgebildet werden. Zugriffsrechte lassen sich passend zur jeweiligen Organisation vergeben.
Besonders interessant ist LIFE PLUS für Komplexträger: Neben Kitas können auch weitere Leistungsbereiche der Sozialwirtschaft wie Jugendhilfe oder Eingliederungshilfe innerhalb einer gemeinsamen LIFE PLUS Umgebung betrieben werden.
Die einzelnen Fachbereiche bleiben organisatorisch getrennt und nutzen dennoch eine gemeinsame Softwareplattform.
Auch für große Trägerstrukturen
LIFE PLUS wird auch bei Trägern mit zahlreichen Einrichtungen und großen Datenbeständen eingesetzt.
Unterschiedliche Standorte und Organisationseinheiten können zentral verwaltet werden, während Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche erhalten.
Eine Plattform – mehrere Einrichtungen – unterschiedliche Fachbereiche
Kinderverwaltung, Warteliste und Belegungsplanung
Die digitale Kinderakte bildet die zentrale Informationsbasis in LIFE PLUS. Neben den Stammdaten können unter anderem Angehörige und Ansprechpartner,
Gruppenzuordnungen, Betreuungszeiten, Geschwistersituationen, Zusatzleistungen, Dokumente und weitere individuelle Informationen hinterlegt werden.
Bereits vor der Aufnahme eines Kindes können Interessenten und Wartelisten standortbezogen geführt werden.
Über den Belegungsmanager erhalten Einrichtungen einen Überblick über belegte und freie Plätze sowie zukünftige Veränderungen.
Merkmale steuern nachgelagerte Prozesse
Merkmale eines Kindes dienen in LIFE PLUS nicht nur der Information. Angaben wie Altersgruppe, Geschwistersituation, Betreuungsumfang oder Zusatzleistungen können unmittelbar nachgelagerte Prozesse steuern.
So können aus den hinterlegten Merkmalen beispielsweise die passenden abrechenbaren Leistungen abgeleitet und mit Betreuungsverträgen und Abrechnungsprozessen verbunden werden.
Gruppen und Betreuungszeiten
Gruppenzuordnungen werden mit ihrer Historie geführt. Gruppenwechsel können einfach vorgenommen und nachvollzogen werden.
Betreuungs- und Anwesenheitsinformationen stehen darüber hinaus für Auswertungen und weitere Planungsprozesse zur Verfügung.
Belegung und Fachkraftbedarf im Blick
LIFE PLUS unterstützt Kita-Leitungen und Träger bei der Planung ihrer vorhandenen Kapazitäten.
Der Belegungsmanager kann die Belegung einzelner Gruppen in Monatssichten darstellen und berücksichtigt dabei auch zukünftige Aufnahmen und Austritte.
Zusätzlich können Auswertungen zur tatsächlichen Belegung nach Tageszeiten erstellt werden. Dadurch lässt sich beispielsweise erkennen, zu welchen Zeiten besonders viele Kinder gleichzeitig betreut werden.
Fachkraftschlüssel auf Basis Ihrer Strukturen
Mitarbeiter können mit ihren Vertragsarbeitszeiten, Qualifikationen und weiteren individuell definierbaren Merkmalen geführt werden.
Gleichzeitig können Fachkraftschlüssel auf Gruppenebene hinterlegt und beispielsweise nach Krippe, Kita und Hort differenziert werden.
Auf dieser Grundlage lassen sich Belegung und Personalbedarf gemeinsam auswerten.
Dienstplanung über spezialisierte Lösungen
Für die operative Dienstplanung setzt i-SOFT auf die Zusammenarbeit mit spezialisierten Lösungen. Wir sind langjähriger Partner der Sieda.
Über Schnittstellen können hierfür relevante Daten aus LIFE PLUS bereitgestellt werden.
Flexible Abrechnung für Kitas und Kita-Träger
LIFE PLUS verbindet Kinderverwaltung und Leistungsabrechnung miteinander.
Betreuungszeiten, Altersgruppen, Geschwisterkonstellationen oder individuelle Zusatzleistungen können bestimmen, welche Leistungen für ein Kind abgerechnet werden.
Dadurch werden abrechnungsrelevante Informationen nicht losgelöst von der Kinderakte verwaltet, sondern können direkt aus den dort hinterlegten Merkmalen und Vereinbarungen abgeleitet werden.
Tagesgenaue Berechnung bei Änderungen
Ändern sich abrechnungsrelevante Grundlagen während eines Monats, können diese Veränderungen tagesgenau berücksichtigt werden.
Damit lassen sich beispielsweise Änderungen des Betreuungsumfangs innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums entsprechend verarbeiten.
Mehrere Zahler flexibel berücksichtigen
LIFE PLUS unterstützt komplexe Zahlerkonstellationen. Leistungen können auf bis zu vier unterschiedliche Zahler verteilt werden – entweder über feste Beträge oder prozentuale Anteile.
Damit können unterschiedliche Kostenträger und Zahlungspflichtige innerhalb eines gemeinsamen Abrechnungsprozesses berücksichtigt werden.
Zusatzleistungen einfach abrechnen
Neben den regulären Betreuungsleistungen können auch zusätzliche oder einmalige Leistungen in die Abrechnung einbezogen werden.
Automatisierte Abrechnung für große Träger
Besonders bei großen Datenbeständen lassen sich wiederkehrende Abrechnungsprozesse automatisieren.
LIFE PLUS unterstützt unter anderem die nächtliche Generierung von Rechnungen und Nachberechnungsaktionen sowie automatisierte Übergaben an die Finanzbuchhaltung.
Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
Für die Weiterverarbeitung der Buchungsinformationen stehen Schnittstellen zu zahlreichen Finanzbuchhaltungssystemen zur Verfügung, unter anderem zu DATEV, SAGE, ABAS, Diamant, VARIAL, SAP und Simba.
Pädagogische Dokumentation und Entwicklungsplanung
LIFE PLUS verbindet die Verwaltungsprozesse einer Kita mit der pädagogischen Dokumentation.
Über das flexible Berichtswesen können beispielsweise Beobachtungen, Entwicklungsverläufe, Elterngespräche und besondere Ereignisse unmittelbar beim Kind dokumentiert werden.
Berichtsvorlagen und Plan-/Analysebögen können individuell an die fachlichen Anforderungen eines Trägers angepasst und auch entsprechend unterschiedlicher Anforderungen der Bundesländer ausgestaltet werden.
Ziele und Maßnahmen strukturiert dokumentieren
Mit den Plan- und Analysefunktionen lassen sich Entwicklungsstände sowie daraus abgeleitete Ziele und Maßnahmen strukturiert abbilden.
Laufende Verlaufsdokumentationen ergänzen diese Informationen und ermöglichen es, Entwicklungen über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar darzustellen.
Elterngespräche planen und dokumentieren
Elterngespräche können über den integrierten Terminkalender geplant und anschließend über individuell definierte Berichtsvorlagen dokumentiert werden.
Wiedervorlagen und Checklisten unterstützen dabei, notwendige Folgeschritte oder regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zuverlässig nachzuverfolgen.
Gesundheitsinformationen und Notfallblatt
Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente, Impfungen und weitere relevante Gesundheitsinformationen können strukturiert beim Kind hinterlegt werden.
Aus den vorhandenen Informationen kann ein individuell anpassbares Notfallblatt erzeugt werden.
KI-Unterstützung für die Dokumentation in der Kita
Die in LIFE PLUS integrierten KI-Funktionen stehen modulübergreifend und damit auch für den KITA-Bereich zur Verfügung.
Vorhandene Dokumentationen und Verlaufsberichte können mithilfe der KI schneller zusammengefasst und für die weitere fachliche Arbeit aufbereitet werden.
Gerade bei umfangreichen Verlaufsdokumentationen können relevante Informationen dadurch effizienter zusammengeführt werden.
Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleibt dabei beim Mitarbeiter.
LIFE PLUS und spezialisierte KITA-Apps verbinden
LIFE PLUS konzentriert sich auf die zentralen Fach-, Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse eines Kita-Trägers.
Für spezialisierte mobile Prozesse und die digitale Elternkommunikation können ergänzende KITA-Apps angebunden werden.
Dadurch können Einrichtungen spezialisierte Lösungen einsetzen, ohne Kinder- und Organisationsdaten mehrfach verwalten zu müssen.
Schnittstelle zu KINDY
Eine entsprechende Schnittstelle besteht beispielsweise zu KINDY. Kinderstammdaten, Angehörige und Gruppenzuordnungen werden aus LIFE PLUS an die KITA-App übergeben.
Weitere Schnittstellen können entsprechend den Anforderungen eines Trägers individuell umgesetzt werden.
Dokumente und Einwilligungen digital verwalten
Verträge, Einwilligungen, Bescheide, Bilder und weitere Dokumente können unmittelbar dem jeweiligen Kind zugeordnet werden.
Über Wiedervorlagen und Checklisten kann zusätzlich überwacht werden, ob erforderliche Unterlagen vorhanden sind oder weitere Bearbeitungsschritte erforderlich werden.
Optional mit d.velop documents
Optional kann LIFE PLUS mit d.velop documents verbunden werden. Dokumente werden dabei automatisiert im Hintergrund an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort vollständig verschlagwortet abgelegt.
In Verbindung mit d.velop SIGN können zusätzlich digitale Unterschriftsprozesse umgesetzt werden.
Schnittstellen und Integration in Ihre IT-Landschaft
LIFE PLUS ist darauf ausgelegt, sich in bestehende Systemlandschaften von sozialen Trägern zu integrieren.
Neben Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen und KITA-Apps können weitere Anbindungen entsprechend den Anforderungen eines Trägers individuell realisiert werden.
Bestehende Daten können im Rahmen einer Einführung beispielsweise über Excel- oder CSV-Dateien migriert werden. Für die zentrale Benutzerverwaltung kann Windows Active Directory eingesetzt werden.
Finanzbuchhaltung
DATEV, SAGE, ABAS, Diamant, VARIAL, SAP u. a.
KITA-Apps
Anbindung spezialisierter Lösungen, z. B. KINDY.
Benutzerverwaltung
Integration in Windows Active Directory möglich.
LIFE PLUS für Komplexträger der Sozialwirtschaft
Viele soziale Träger betreiben nicht ausschließlich Kindertagesstätten.
Jugendhilfe, Eingliederungshilfe und weitere soziale Angebote gehören häufig ebenfalls zur Organisationsstruktur.
LIFE PLUS ermöglicht es, unterschiedliche Fachbereiche innerhalb einer gemeinsamen Softwareumgebung abzubilden. Einrichtungen und Organisationseinheiten können strukturiert voneinander getrennt und mit individuellen Berechtigungen versehen werden.
Damit eignet sich LIFE PLUS besonders für Träger, die ihre unterschiedlichen sozialen Leistungsbereiche nicht mit zahlreichen voneinander unabhängigen Fachverfahren verwalten möchten.
Häufige Fragen zur Kita-Software LIFE PLUS
Ist LIFE PLUS eine Software für Kitas und Kita-Träger?
Ja. LIFE PLUS von i-SOFT ist eine Fach-, Verwaltungs- und Abrechnungssoftware für Kindertagesstätten und Kita-Träger.
Die Software verbindet Kinderverwaltung, Belegungsplanung, pädagogische Dokumentation und Abrechnung innerhalb einer gemeinsamen Lösung.
Können mehrere Kitas eines Trägers gemeinsam verwaltet werden?
Ja. Über das flexible Organigramm können auch größere Träger mit mehreren Standorten, Einrichtungen und Gruppen abgebildet werden.
Zugriffsrechte lassen sich entsprechend der jeweiligen Organisationsstruktur vergeben.
Hat LIFE PLUS eine Warteliste für Kitas?
Ja. Interessenten und Wartelisten können standortbezogen geführt werden.
Der Belegungsmanager unterstützt zusätzlich bei der Übersicht über aktuelle und zukünftige Gruppenbelegungen sowie freie Plätze.
Unterstützt LIFE PLUS den Fachkraftschlüssel?
Ja. Fachkraftschlüssel können auf Gruppenebene hinterlegt und beispielsweise nach Krippe, Kita oder Hort differenziert werden.
Mitarbeiterinformationen wie Vertragsarbeitszeiten und Qualifikationen sowie Belegungsdaten stehen für entsprechende Auswertungen zur Verfügung.
Kann LIFE PLUS Elternbeiträge und Kita-Leistungen abrechnen?
Ja. Betreuungszeiten, Altersgruppen, Geschwisterkonstellationen und Zusatzleistungen können mit abrechenbaren Leistungen verbunden werden.
Auch mehrere Zahler sowie tagesgenaue Änderungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums können berücksichtigt werden.
Unterstützt LIFE PLUS die Entwicklungsdokumentation?
Ja. Über individuelle Berichtsvorlagen sowie Plan- und Analysefunktionen können Beobachtungen, Entwicklungsverläufe, Ziele, Maßnahmen und Elterngespräche dokumentiert werden.
Gibt es KI-Funktionen für Kitas?
Ja. Die KI-Funktionen von LIFE PLUS stehen auch im KITA-Bereich zur Verfügung und können beispielsweise bei der Zusammenfassung und Aufbereitung vorhandener Dokumentationen und Verlaufsberichte unterstützen.
Kann LIFE PLUS mit KITA-Apps verbunden werden?
Ja. LIFE PLUS kann über Schnittstellen mit spezialisierten KITA-Apps verbunden werden.
Eine entsprechende Anbindung besteht beispielsweise zu KINDY.
Dabei werden Kinderstammdaten, Angehörige und Gruppenzuordnungen aus LIFE PLUS an die KITA-App übergeben.
Kann LIFE PLUS an eine Finanzbuchhaltung angebunden werden?
Ja. LIFE PLUS verfügt über Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen, darunter DATEV, SAGE, ABAS, Diamant, VARIAL, SAP und Simba.
Ist LIFE PLUS auch für große Kita-Träger geeignet?
Ja. LIFE PLUS unterstützt komplexe Organisationsstrukturen mit mehreren Einrichtungen und großen Datenbeständen.
Abrechnungsprozesse, Nachberechnungen und Finanzbuchhaltungsübergaben können dabei teilweise automatisiert ausgeführt werden
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Ihnen wichtige Funktionen mit einem Klick zur Verfügung, einfach die passende Kachel anklicken.
Über die Expressübersicht werden Ihnen wichtige Informationen wie Wiedervorlagen und Ihre persönlichen Post it´s angezeigt.
Per Doppelklick gelangen Sie direkt an die Stelle, wo die Bearbeitung starten kann.
Zentraler Bereich von Life Plus ist die digitale Kinderakte. Hier finden Sie schnell das gesuchte Kind, legen alle Dokumente ab, erstellen neue Dokumente (wie z.B. Verträge oder Serienbriefe an die Eltern) und haben sofortigen Zugriff auf die Gesundheitsdaten der Kinder (Bsp.: den Impfstatus). Spezielle Bereiche stehen pro Bundesland zur Verfügung (Bsp.: Gutscheinverwaltung für Hamburg)
Die Digitale Klientenakte
Neben der Verwaltung der Kinderakten ist eine gute Software in der Lage, die Daten zu analysieren und wichtige Informationen per Klick auszugeben. Hierzu gehört auch die Belegung nach Tageszeiten basierend auf den geplanten Bring- und Holzeiten durch die Eltern.
Life Plus zeigt diese aktuell im Controlling oder direkt auf der Startseite an, um Ihnen die Dienstplanung zu erleichtern.
Belegungszahlen sind zentral abrufbar und bei Neuaufnahmen direkt auf Gruppenebene ersichtlich.
Ihr Ansprechpartner
